很多人都认为Word是一个简单的打字软件,其实,这种想法严重低估了Word的强大功能。Word的本质上是一个相当复杂专业的排版系统。只不过一般人用到的功能很少,或者一通乱用,虽然最后也做出效果了,但是可编辑性和通用性就不那么好了。

我在工作中写长篇报告的时候,最常用到的功能是多级列表功能。下面说一说我的通用做法。

第一步,打开一个默认文档,设置好相关样式:正文、无间隔、标题1、标题2、标题3……

第二步,点击“多级列表 ” 功能>>点击“定义新的多级列表 ” >>点击“更多 ” >>依次设置“级别 ” 和“将级别关联到的样式”,例如:级别1对应标题1,级别2对应标题2……>>设置其他格式,例如“位置”和“编号之后 ” 等等>>确定。返回主界面可以看到“样式” 里面的标题1等样式已经关联了标题列表,设置成功。

第三步,右键单击以上相应样式并编辑,给相应样式配置快捷键,我个人习惯设置为“标题1-ctrl+1 ” ,“标题2-ctrl+2 ” 等等。这样,可以快捷设置所有的多级列表标题,提高效率。

第四步,将当前文件另存为dotx格式,也就是word模板格式,并放置在软件设置中的个人模板文件夹中,这样,下次新建文件时,可以直接选择这个自定义个人模板进行撰写。所有的设置都同之前设置一样。

老派通过以上设置,基本可以实现专注内容写作,不用担心排版问题,写完了也就自然拍排完了。

同时,这个方法另一个最大的好处就是可以直接自动生成目录和大纲列表,对于长篇技术报告来说,简直是省时省力神器。

当然,最最厉害的是word模板功能的应用,不但可以使你一次性写出标准格式的文章,在多专业多人员配合的时候,可以直接到导入别人用此模板写的文章,基本可以不用重新排版,直接出活儿。这对汇总人来说,难道不是救命的方法之一吗!

珍惜生命,远离加班,老派祝大家永远健康!